HİTİT KVKK BİLGİLENDİRME METNİ
Sayın İlgili,
Mevcut ve potansiyel müşterilerimize ürün ve hizmetlerimizin yurt içi ve yurt dışında, kesintisiz bir şekilde ve güvenle sunulması, çalışan adaylarının en hızlı ve pratik şekilde değerlendirilmesi ve personelimizin ihtiyaçlarının giderilerek uygun çalışma ortamının sunulmasını sağlamak amacıyla tarafınızca bildirilen ya da şirketimizce çeşitli kanallardan temin edilen kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve üçüncü kişilere aktarılması gerekebilmektedir.
Şirketimiz, kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması, işlenmesi, gerekmesi durumunda paylaşılması sırasında gizliliğinizi korumak amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır.
Amacımız; sizlerin memnuniyeti doğrultusunda, kişisel verilerinizin toplanma şekilleri, işlenme amaçları, işlemenin hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizleri en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.
Aşağıda kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda önem taşıyan bilgiler yer almaktadır.
a) Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (6698 sayılı Kanun) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu olarak HİTİT Bilgisayar Hizmetleri A.Ş. (Hitit) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda toplanacak ve işlenebilecektir.
b) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
Kişisel verileriniz, sözleşmelerinizin gereğinin yerine getirilmesi, sunulan hizmet için gerekli değerlendirmelerin yapılması, vergi mevzuatı ve Sosyal Güvenlik Kurumu mevzuatı başta olmak üzere yurt içi ve uluslararası mevzuata uyumun sağlanması, risk izleme ve bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, otoritelerce öngörülen bilgi paylaşımı, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, yasal mevzuattan kaynaklanan bilgi ve belge saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, dolandırıcılığın önlenmesi, güvenliğin sağlanması, şirketimizce ihtiyaç duyulan planlama ve istatistik faaliyetlerinin yürütülmesi, şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, finans, iletişim, pazar araştırması ve satın alma operasyonlarımızın yürütülmesi, şirket içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonlarının sürdürülmesi, hukuki süreçlerimizin yönetilmesi ve sosyal sorumluluk projelerinin gerçekleştirilmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve işe alım tarihinin belirlenebilmesi amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.
Kişisel verileriniz kurumsal portalde, motivasyon etkinliklerinin, seminer, fuar, toplantı, kongre gibi organizasyon etkinliklerinin ve bu etkinliklere katılımların, eğitim etkinliklerinin ve planlanan ve/veya tamamlanan çalışmaların Şirket içerisinde ve/veya aylık yayınlanan bültende ve/veya Şirket kurumsal web sitesinde ve/veya Şirketimiz tarafından açılan ve yönetilen sosyal medya hesaplarından; Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter ve Youtube üzerinde yayınlanması ve duyurulması amacıyla işlenebilmektedir.
Kişisel verileriniz yukarıda belirtilenlerin yanı sıra sizlere özel her türlü ürün ve hizmetlerin sunulabilmesi için bu konuda aldığınız/alacağınız ürün ve hizmete ilişkin olarak sizlerle iletişim kurulabilmesi, ayrıca izin vermiş olmanız durumunda tanıtım, ürün/hizmet teklifi, pazarlama ve kampanya faaliyetlerinde kullanılabilmesi ile tarafınıza uygun hizmetler ve ürünler geliştirilmesi, müşteri memnuniyeti çalışmaları yapılması, şirketimizin mevcut veya yeni ürün çalışmaları ve pazar araştırması ve hedef müşteri grubu tespiti vb. için işlenebilmektedir.
Şirketimiz ile iş ilişkisi içerisinde olan üçüncü gerçek veya tüzel kişiler ile yapılan sözleşmeler veya birlikte yürütülen faaliyetler çerçevesinde, şirketimizin sözleşmeden kaynaklanan hukuki ve ticari yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, hak tesisi, hakların korunması, ticari ve hukuki değerlendirme süreçleri, hukuki ve ticari risk analizleri, mali işlerin yürütülmesi amacıyla kişisel verileriniz işlenebilmektedir.
c) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kişisel verileriniz; ilgili mevzuat hükümlerinin çizdiği sınırlar dahilinde, (b) kısmında belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ve ilgili mevzuatın getirdiği yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile sınırlı olmak üzere T.C. Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, bakanlıklar, yargı mercileri ve kanunen yetkili kılınmış kamu kurumlarına, Hitit’in faaliyetlerinin tamamlayıcısı veya uzantısı niteliğindeki hizmetleri aldığı destek hizmeti kuruluşları ve diğer anlaşmalı kuruluşlarına, mevzuatın izin verdiği hallerde işbirliği yaptığı danışmanlara ve kuruluşlara, finans kuruluşlarına, bağımsız denetim şirketlerine, bankalara, Hitit Bilgisayar’ın dahil olduğu projeler ve ihaleler kapsamında, sözleşmelerin gereğinin yerine getirilmesi ve sunulan hizmet için gerekli değerlendirmelerin yapılması amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin 8. Maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.
Ofise gelen ziyaretçi ve çalışanların bilgilendirildiği alanlarda fiziki güvenliği sağlamak amacıyla kamera görüntüleri, kimlik bilgileri ve internet erişimi bilgileri (kullanım kayıtları ve cihaz kimlik bilgileri) veri sorumlusunun güvenliği sağlama yönündeki meşru menfaati doğrultusunda işleme amacının gerektirdiği ölçüde belirlenmiş süre ile sınırlı olarak saklanmaktadır.
- Yurt Dışına Aktarım
(i) Hitit Bilgisayar’ın dahil olduğu projeler ve/veya katıldığı ihaleler kapsamında yurt dışına aktarım
Özgeçmiş, kimlik bilgisi, pasaport bilgileri, çalışma belgesi ve iletişim bilgisi verileriniz “İhale ve Projeler Kapsamında Kişisel Verilerin Aktarılmasına İlişkin Açık Rıza Metni” vasıtasıyla alınacak onayınız doğrultusunda, Hitit Bilgisayar’ın dahil olduğu projeler ve ihaleler kapsamında yurtdışı hissedarlarımız, bağlı ortaklıklarımız ve/veya iştiraklerimiz; faaliyetlerimizi yürütmek üzere sözleşmesel olarak hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız yurt dışında mukim kuruluşlara sözleşmelerin gereğinin yerine getirilmesi ve sunulan hizmet için gerekli değerlendirmelerin yapılması amaçlarıyla aktarılabilir.
(ii) Hitit Bilgisayar’ın bilişim sistemlerinde kullanılan programlar kapsamında sunucuları yurt dışında olan şirketlere aktarım
Kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve özgeçmiş bilgilerinden oluşan kişisel verileriniz “Üçüncü Taraf Yazılım Hizmetleri Hakkında Açık Rıza Metni” ve vasıtasıyla alınacak onayınız doğrultusunda Hitit Bilgisayar’ın iş süreçlerinde kullandığı uygulamaların ve yazılımların, bulut sisteminin, e-posta altyapısının ve programların sunucu veya veri tabanları ile çevrimiçi toplantılar ve eğitimler yapılırken kullanılan Microsoft Teams adlı uygulamanın yurtdışında olması nedeniyle, Hitit’in idaresi, iş süreçlerinin yürütülmesi ve Şirket politikalarının uygulanması, iç politikalarımıza uygun bir şekilde kurumsal kaynak planlaması yapılması; Şirket’in yapısından kaynaklanan nedenlerle Şirket’in iş süreçlerinin denetlenmesi amaçlarıyla sınırlı olmak kaydı ile; yurt dışına aktarılabilir.
(iii) “Hitit Bilgisayar’ın internet sitesi sunucusu, e-posta altyapısı ve Şirketimiz tarafından açılan ve Şirketimiz sosyal medya hesaplarının sunucularının yurtdışında olması sebebiyle yurtdışına aktarım;
Kişisel verilerinizden dijital fotoğrafınız Hitit Bilgisayar’ın internet sitesi sunucusu, e-posta sunucusu ve Şirketimiz tarafından yönetilen sosyal medya hesaplarının; Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter ve Youtube sunucularının yurtdışında bulunması nedeniyle; iş süreçlerinin yürütülmesi ve Şirket politikalarının uygulanması, iç politikalarımıza uygun bir şekilde kurumsal kaynak planlaması yapılması; Şirket’in yapısından kaynaklanan nedenlerle Şirket’in iş süreçlerinin denetlenmesi amaçlarıyla sınırlı olmak kaydı ile; yurt dışına aktarılabilir.
ç) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz Hitit Genel Müdürlüğü, internet sitesi, mobil veya dijital uygulamalar, sosyal medya, müşteri görüşmeleri, SMS, şirketimiz ve diğer web sitelerine yapılan yazılı/dijital başvurular, doğrudan satış ekipleri, destek hizmeti kuruluşları gibi şirketimiz veya şirketimizi temsil yetkisi bulunan kuruluş ve kişilerin sizlerle iletişime geçtiği veya ileride iletişime geçebileceği kanallar aracılığıyla ilgili mevzuatın ve yapılan anlaşmaların izin verdiği ölçüde ve çizdiği sınırlar dahilinde, hukuken zorunlu olduğu durumlarda onayınız da alınarak çeşitli kurum ve kuruluşların veri tabanlarına erişilmek suretiyle toplanmaktadır.
Bu yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu Bilgilendirme’nin (b) ve (c) maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
d) Kişisel Veri Sahibinin 6698 Sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesindeki düzenlemeye göre;
• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıktığını düşünüyorsanız buna itiraz etme,
• kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararınızın giderilmesini talep etme
haklarınız bulunmaktadır.
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle şirketimize iletmeniz durumunda şirketimiz, niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet doğurması halinde, şirketimiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda 6698 sayılı Kanun’un 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun ileride belirleyeceği diğer yöntemlerle şirketimize iletebilirsiniz. Bu çerçevede şirketimize 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için, www.hitit.com adresinde bir örneğine yer verilen
• Veri Sahibi Başvuru Formunun ıslak imzalı bir kopyasını “Hitit Bilgisayar Hizmetleri A.Ş. Reşitpaşa Mah. Katar Cad. No:4/1 Arı Teknokent 2 İç Kapı No:601 Maslak 34469 Sarıyer İstanbul” adresine noter vasıtasıyla göndermek suretiyle, veya yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle;
Hitit’e gönderebilirsiniz.
Bilgilerinize sunarız.
***
Hitit Bilgisayar Hizmetleri Anonim Şirketi (“Hitit”) tarafından açıklanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na ilişkin Hitit KVKK Bilgilendirme Metni’nin tamamını okudum, anladım ve Hitit’in Kişisel Verilerimi metinde belirtilen amaçlar çerçevesinde işlemesi konusunda bilgilendirildim.
İsim-Soyisim:
İmza: